Transparente Kommunikation

Jedes Team braucht eine transparente, offene Kommunikation, um zielführend und effizient zusammen zu arbeiten. Den einzelnen Teammitgliedern müssen die Ziele ebenso transparent sein, wie ihre Zuständigkeiten, Aufgaben und die relevanten einzuhaltenden Regeln. Zudem ist es wichtig, dass Informationen und Wissen, die das Team für die Arbeit benötigt, leicht zugänglich sind. So entsteht eine offene Kommunikation mit viel Transparenz, Vertrauen und ein respektvoller Umgang miteinander.

Slack für die schnelle Kommunikation

Für die interne Kommunikation setzt ion2s im gesamten Unternehmen die komfortable Chat Lösung Slack ein. Hier lassen sich beliebig viele Workspaces für bestimmte Personengruppen und Teams einrichten. Innerhalb eines solchen Workspace wiederum können unbegrenzt viele Channels für die schnelle Kommunikation angelegt werden. Sie funktionieren wie offene oder geschlossene Chaträume. Wer im Unternehmen oder auch außerhalb davon Zugriff auf einen Chatraum erhält, lässt sich individuell festlegen. Darüber hinaus besteht via Slack die Möglichkeit, direkt mit einzelnen Personen zu kommunizieren beziehungsweise zu chatten.
Alle Nachrichten werden, sobald sie sich im Chat befinden, indexiert. Sie sind also entsprechend durchsuchbar. Dennoch setzen wir ganz bewusst eine Chat-Version ein, die nur eine fest limitierte Anzahl an Nachrichten anzeigt. Die ausgetauschten Informationen werden nicht langfristig gespeichert, die Kommunikation kann nur für einen gewissen Zeitraum nachvollzogen werden. Ältere Nachrichten verschwinden nach einer gewissen Zeit. Auch die Suche funktioniert daher nur für die letzten 10.000 Nachrichten. Wir limitieren uns in diesem Bereich bewusst, denn der Chat dient den Teams im Unternehmen ausschließlich für eine flüchtige Kommunikation. Wichtige Informationen dokumentieren wir stattdessen in unserem Wiki.

Confluence als Wiki für eine nachhaltige Dokumentation

Als Firmenwiki setzt ion2s das Kollaborationstool Confluence von Atlassian ein. In dem mächtigen Wiki sind alle relevanten Daten und Informationen leicht zugänglich. Die zentrale Ablage schafft ein hohes Maß an Transparenz bei allen Mitarbeitern und Teams. Und nicht zuletzt steigt so auch die Effizienz. Neue Teammitglieder oder Mitarbeiter finden schnell die wichtigsten Informationen für eine Einarbeitung. Auch unsere Kunden profitieren von der "Durchlässigkeit", von dem hohen Maß an Transparenz. Gemeinsam mit dem zuständigen Team bearbeiten sie den Steckbrief oder die Strategie des gemeinsamen Projektes und helfen so, die Anforderungen zu konkretisieren, gemeinsame Ziele zu formulieren.

Einmal veröffentlicht besteht ein sehr großer Vorteil von Confluence darin, dass Dokumente zeitgleich von mehreren Personen bearbeitet werden können. So lassen sich Texte gemeinsam verfassen oder rasch über einen Kommentar Antworten geben. Für eine erfolgreiche Teamarbeit ist diese kollaborative Zusammenarbeit und Kommunikation unerlässlich. Jederzeit können tagesaktuelle Informationen von Projekten eingesehen werden. Auch steigt auf diese Weise die Aktualität der dokumentierten Inhalte enorm. Inhalte und Dokumente werden automatisch versioniert. Um immer auf dem aktuellsten Stand zu bleiben, lassen sich einzelne Seiten oder auch ganze Bereiche abonnieren. Sobald in den so beobachteten Inhalten Änderungen vorgenommen werden, versendet Confluence automatische E-Mail-Benachrichtigungen. Das ist vor allem für Seiten und Bereiche interessant, die nur sehr selten aktualisiert werden.
Im Vergleich zu vielen anderen Wikis bietet Confluence zudem eine besonders gute und umfangreiche Suchfunktion. Neben den Textinhalten der einzelnen Seiten durchsucht Confluence auch abgelegte PDF-, Word-, Power Point- oder Excel-Dokumente. Mit verschiedenen Filtereinstellungen kann die Suchanfrage zudem konkretisiert werden. Seine volle Leistungsfähigkeit entfaltet Confluence allerdings erst im Zusammenspiel mit dem Ticketing System Jira von Atlassian. 

Ticketing System für eine agile Organisation der Aufgaben

Zur Organisation der Arbeit in Projekten gemeinsam mit unseren Kunden und Partnern setzt ion2s im Unternehmen das kollaborative Ticketing System Jira von Atlassian ein. Das mächtige Tool unterstützt bei der Planung, der Organisation, der agilen Zusammenarbeit, dem Aufgabenmanagement, der Kommunikation und der Entwicklung von digitalen Produkten, Websites und eShops. In Jira lassen sich Projekte ebenso koordinieren wie die laufende Zusammenarbeit mit einem Unternehmen im Rahmen der Wartung und des Betriebs einer webbasierten Software.
Da ion2s vollständig nach agilen Methoden arbeitet, bilden die Teammitglieder in Jira hauptsächlich Scrum- und Kanban-Boards ab. Todo-, Priorisierungs- und Validierungslisten runden die typischen Anwendungsfälle ab. Die agilen Methoden finden hier praktische Verwendung. Sie verschaffen den agilen Teams ein hohes Maß an Freiheit, um selbstorganisiert arbeiten zu können. Probleme werden schnell offen gelegt und zeitnah gelöst. Entscheidungen werden in der Regel direkt durch die Teammitglieder und nicht durch eine bestimmte Führungskraft getroffen.

Automatische Meeting Berichte schaffen Transparenz

Da ion2s eine agile Organisation ist, müssen Verbesserungen, die sich durch eine veränderte Zuständigkeit ergeben, prozessiert und veröffentlicht werden. Hierzu gibt es standardisierte Meeting-Formate. Im Governance Meeting werden bestimmten Rollen Zuständigkeiten zugeordnet. Diese Zuständigkeiten können auch nur innerhalb eines weiteren Governance Meetings geändert werden. Im Meeting haben alle Berechtigten die Möglichkeit, legitime Einwände zu äußern. Geänderte Zuständigkeiten werden in automatisch generierten Meeting-Berichten, die allen Mitarbeitern jeder Zeit zur Verfügung stehen transparent gemacht. Ähnliche Berichte werden auch nach Tactical Meetings versendet. In diesem Meeting-Format die Teammitglieder im Gespräch Informationen zum aktuellen Status und besprechen die nächsten Schritte. Darüber hinaus können Zuarbeiten oder Hilfestellungen von anderen Teammitgliedern angefordert werden. Diese Meetings dienen dazu, allen Ionen einen Überblick über die Arbeit ihrer Kollegen zu verschaffen und bieten einen Rahmen für Austausch. Auch diese Meeting Berichte können unabhängig von der Kreiszugehörigkeit von allen Mitarbeitern eingesehen werden.

Retrospektiven auf Projekt- und Prozessebene

Um die in der Teamarbeit getroffenen Entscheidungen im Nachgang zu reflektieren, finden regelmäßig Retrospektiven statt. Ziel der Meetings ist es, Vorhaben künftig noch etwas effektiver und erfolgreicher zu durchlaufen. Probleme, die identifiziert wurden, werden in einem gemeinsamen Gespräch analysiert,  Optimierungspotenziale identifiziert. Die Gruppe überlegt gemeinsam, welche Änderungen am Prozess, an den Zuständigkeiten oder in der Zusammenarbeit verändert werden sollten, um die Teamarbeit künftig noch weiter zu verbessern. Das Vorgehen unterstützt sowohl bei der Prozessverbesserung als auch bei einer effektiven Teamentwicklung und einer gemeinsamen erfolgreichen Arbeit.

Strategische Projekte für kreisübergreifende Vorhaben

Grundsätzlich besteht für jeden Ionen die Möglichkeit, Ideen zur Verbesserung der Ist-Situation über Spannungen in seinem Team beziehungsweise Kreis zu adressieren. Dafür können einfach die Methoden der Holokratie genutzt werden. Bei besonders großen Themen, wenn also die Lösungsfindung nicht bei einzelnen Rollen oder Kreisen liegt, kann ein strategisches Projekt angestoßen werden.
Jeder Mitarbeiter kann eine Idee für ein strategisches Projekt einreichen. Strategische Projektleiter geben Feedback zur Anforderungsbeschreibung und unterstützen bei der Validierung des Projektantrags. Über die bestehenden Kanäle der internen Kommunikation wird dann auf die aktuellen Vorschläge aufmerksam gemacht. Jeder Ion hat dann die Möglichkeit, eines oder mehrere der strategischen Projekte zu nominieren. Neben den kundenbezogenen Themen treibt ion2s immer auch mehrere dieser strategischen Projekte voran. Sie dienen einer kontinuierlichen übergreifende Weiterentwicklung von ion2s.

ionTV verbindet Transparenz und Unterhaltung

ionTV begann vor einiger Zeit als internes Video-Format, um News des Unternehmens und seiner Mitarbeiter einfach und zugänglich zu teilen. Mittlerweile bietet ionTV als übergeordneter Sender mehrere Formate an, um verschiedene Themen und Beiträge aus dem Unternehmen unterhaltsam zu verbreiten.
"Up2Date" präsentiert die aktuellsten News aus dem Unternehmen und Themen anderer Ionen. ionTV produziert aktuell in etwa 2-monatigen Abständen eine Episode, die sich mit innerbetrieblichen Neuigkeiten auseinandersetzt. Die Inhalte werden dabei nicht zentral bestimmt. Vielmehr besteht für alle Mitarbeiter die Möglichkeit, Themen selbst einzubringen. Im Format "Strategic Insight" berichtet ionTV immer zum Tertialwechsel über den aktuellen Stand der strategischen Projekte. Welche wurden abgeschlossen, welche kamen neu hinzu und wie sind deren Ergebnisse?
Bei "Specials" schließlich handelt es sich um Clips und Beiträge, die außerhalb der anderen Formate möglich sind. Zum Beispiel finden sich hier eine Videoanleitung zu verschiedenen internen Tools. Da manche Themen aufgrund hoher Brisanz oder Priorität nicht lange warten können, besteht jederzeit die Möglichkeit, einen Sonderbeitrag anfertigen und teilen zu lassen.

Offener Umgang auch mit Finanzthemen

Als agile Organisation gehört ein offener Umgang mit Finanzthemen für uns dazu. Die selbstorganisierten Teams beziehungsweise Kreise benötigen neben einem klaren Ziel und eindeutigen Zuständigkeitsbereichen ein umfassendes Wissen zu den Rahmenbedingungen und ihrem Fortschritt.
Hierzu finden einmal im Quartal Finanzregeltermine statt, in denen die zur Verfügung stehenden Zeit- und Finanzbudgets besprochen werden. Vergeben werden unter anderem Zeit- und Finanzbudgets, die auch zwischen den Kreisen verschoben werden können, wenn das zielführend ist. Neben der Planung wird auch der Erfüllungsgrad der vorangegangenen Zeitspanne in Prozent betrachtet.
Auch Finanzthemen so offen und transparent zu kommunizieren und das Unternehmen so zu führen, setzt viel Vertrauen der Führungskräfte voraus. Durch diese Offenheit und das entgegengebrachte Vertrauen allen Menschen im Unternehmen gegenüber entsteht echte Transparenz. Auch zu finanziellen Themen kann in verschiedenen Feedback Formaten immer ein Wort an die betreffenden Menschen gerichtet werden. Nur mit einer derart transparenten Kommunikation wird es einer Gruppe Menschen ermöglicht, selbstorganisiert zu arbeiten und zielführende Entscheidungen zu treffen.